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Comment bien rédiger le cahier des charges de son projet vidéo ?

Sans aucun doute, la réussite de votre projet trouvera sa source dans 2 paramètres à ne pas négliger :

Le premier, tombe sous le sens : le choix de votre prestataire.
Libre à vous de n’en sélectionner qu’un (nous ne saurons expliquer le coup de cœur). Mais nous ne pouvons que vous conseiller de réaliser une mise en concurrence. Elle vous permettra d’accroître encore plus vos chances d’obtenir un projet vidéo à la hauteur de vos attentes.

A moins que votre seul objectif soit la recherche du moins cher, ne perdez pas votre temps à contacter plus de 3 agences audiovisuelles. Comme nous vous l’expliquons dans notre article “comment bien choisir une agence audiovisuelle ?”, il existe des critères décisionnels vous permettant de faire rapidement le tri.

Une fois cette sélection réalisée, il ne vous suffira plus que de choisir l’agence la plus pertinente en réponse à votre problématique. Encore faut-il pouvoir évaluer les offres que vous allez recevoir sur un pied d’égalité.  

Pour cela, il vous faudra définir et présenter votre besoin de façon homogène aux agences. C’est ici que rentre en jeu notre deuxième paramètre : la rédaction d’un cahier des charges.
En plus de vous permettre d’augmenter considérablement vos chances de faire appel au meilleur prestataire, mettre sur papier de façon claire et intelligible vos attentes vous permettra de garantir une réelle réponse à vos besoins.

Dans cet article, nous allons vous détailler les éléments essentiels d’un bon cahier des charges. Nous allons également vous proposer une série de questions auxquelles vous devrez réfléchir et pour finir, vous présenter les critères qui vous permettront de faire votre choix.

Il se peut que vous n’ayez pas encore de réponse à toutes les questions ou que certaines notions soient encore abstraites. Pas d’inquiétude,  complétez ce que vous savez, pour le reste, c’est à notre équipe conseil de vous accompagner.

Le fond et la forme de votre document

Le document peut prendre le format avec lequel vous êtes le plus à l’aise. Pour vous faire gagner du temps, nous vous mettons à disposition un modèle de cahier des charges vidéo. Contactez-nous pour obtenir un exemplaire.

Plus votre cahier des charges sera complet, plus nous aurons les éléments nécessaires pour vous soumettre une offre en adéquation avec vos attentes. Néanmoins, nous vous invitons à proscrire les copier-coller de votre site.  Soyez synthétique, si vous souhaitez apporter plus de détails, n’hésitez pas à mettre des liens vers votre site.

Un cahier des charges est généralement composé de 3 rubriques et peut tenir en 2 pages. En fonction de votre besoin : film d’entreprise, film produit, spot publicitaire, etc. certaines réponses demanderont à être plus détaillées.

Les informations de votre cahier des charges

Rubrique 1 : Votre Entreprise

Lorsque vous souhaitez obtenir un film de présentation de votre entreprise, prenez le temps de compléter cette rubrique au mieux. Elle nous permettra de gagner un temps précieux en conception.

Votre fiche d’identité

Depuis quand votre entreprise est-elle créée ?
Quel est le secteur d’activités ?
Quelle est la zone géographique que vous couvrez ?
Quel est votre effectif, votre chiffre d’affaires ?

Votre  positionnement

Quelle est la promesse de la marque ?
Quelles sont les valeurs de votre entreprise – marque ?
Quels adjectifs utiliseriez-vous pour définir votre ADN ?
Comment définiriez-vous votre stratégie de marque ? Premium / Agressive / Différenciation
Avez-vous des engagements RSE, une raison d’être ? 

Votre offre – produit 

Quel est le positionnement de votre offre – Produit ? Leader / Challenger / Suiveur / Nouvel entrant
Quels sont les bénéfices de votre offre – produit ?
Pouvez-vous décrire les forces et faiblesses de votre offre-produit? 

Votre cible

Quelles sont vos cibles – publics ?

Votre environnement

Quel est l’état de votre marché ?  Qui sont vos concurrents ? Comment communiquent-ils? ont-ils déjà réalisé des vidéos ?

Vos outils de communication

Est-ce votre premier projet de vidéo ? Si non, pouvez-vous mettre en disposition vos anciennes campagnes / vidéos

Rubrique 2 : Votre projet 

Contexte et enjeux du projet 

Dans quel contexte réalisez-vous ce projet audiovisuel ? Lancement de produit / Communication de crise  / Communication interne / Soutien commercial / Marque employeur / Sensibilisation / Information 

Quels sont les objectifs attendus ? Objectif de vente / Notoriété / Image de marque
Quelles sont les cibles de ce projet vidéo ?
Avez-vous un cadre réglementaire à respecter ? Mentions légales / Sanitaires / Cadre juridique
Quel est le type de vidéo souhaité ? Corporate / Publicitaire / Interview – reportage / Produit / Prévention / e-learning / Brand content / Snack content  

Cadre de diffusion

Quels sont les supports de diffusion envisagés ?  TV / TV segmenté / Web avec achat d’espace / Site web / Réseaux sociaux / PLV dynamique / Cinéma / Intranet / Événementiel

Avez-vous une durée d’utilisation ? Précisez si elles sont différentes par support
Avez-vous défini un territoire de diffusion ? Monde / France / Région / Localité
A quelle date souhaitez vous diffuser votre vidéo ?

Contenant et contenu

Quels sont les messages que vous souhaitez mettre en avant ?
Avez-vous une idée / un concept déjà établi ? À définir par l’agence / Ébauche / Abouti / Très abouti
Souhaitez-vous plusieurs versions? À définir par l’agence / Durée / Format / Langue
Envisagez-vous un habillage sonore / de la voix-off  ?
Souhaitez-vous des sous-titres ?
Quel est le ton envisagé? Informatif / Sobre / Pédagogique / Ludique / Décalé / Humoristique /  À définir par l’agence
Avez-vous des inspirations à nous soumettre ? Concurrent ou non. il se peut même que vous trouviez des exemples parmi nos références.

Ressources disponibles

Avez-vous des éléments à disposition ? Banque d’images / Charte graphique / Rushs
Avez-vous déjà identifié un ou des lieux de tournage ?
Quel est le circuit de validation ?
Avez-vous défini un budget ?

Rubrique 3 : VOS ATTENTES ET CRITERES DE SELECTION

Nous voilà à la dernière étape, peut-être la plus importante.  (Du moins, pour nous.)

Votre besoin étant suffisamment cadré, vous pouvez maintenant définir vos attentes et vos critères de sélection de votre futur prestataire.
En fonction de l’envergure de votre projet, libre à vous de demander aux agences un dossier de réponse plus ou moins étoffé. 

Ce dossier peut comprendre :

  • une note d’intention / une ébauche de storyboard
  • un devis 
  • un planning
  • une méthodologie de travail 
  • des références en lien avec votre sujet 
  • la dimension et l’expérience de l’équipe allouée.

Gardez juste en tête que plus vous en demanderez, plus il vous faudra du temps pour les étudier et qu’en fonction du délai de livraison, ce temps peut devenir précieux. Concomitamment, laissez un délai suffisant de réponse pour permettre une analyse approfondie de votre besoin.

Jugez et comparez les réponses selon des critères objectifs.  La formule magique n’existe pas, c’est à vous de définir les critères et leur degré d’importance.

Néanmoins, les critères les plus souvent utilisés sont :

  • la compréhension des besoins  
  • la pertinence et la créativité de la réponse 
  • l’adéquation des moyens et du budget 
  • la disponibilité et les méthodes
  • la composition et l’expérience de l’équipe dédiée
  • la qualité des références  

Notre dernier conseil qui pourrait s’assimiler à un troisième facteur clé de réussite de votre projet : Soyez prévoyant ! Ne vous y prenez pas à la dernière minute. Une production audiovisuelle fait appel à un processus complexe.   

Vous l’aurez compris ; les bénéfices d’un cahier des charges complet, sont multiples. Mais cela n’empêche en rien d’échanger de vive-voix, c’est même la base d’une relation de confiance.

Nous sommes à votre service. Nous sommes là pour vous rendre inoubliable.

POURQUOI CHOISIR PINKANOVA ?

Depuis 2007, notre société de production audiovisuelle réfléchit, conçoit et réalise des films et contenus vidéos en tout genre.
Découvrez notre travail en visionnant notre film de présentation.

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